PROTECTION DES DONNÉES

RÈGLEMENT RELATIF À LA PROTECTION DES DONNÉES PERSONNELLES

L’AMY DE L’OCÉAN INDIEN

ARTICLE 1 – OBJET

Le présent règlement a pour objet de définir les principes applicables à la collecte, à l’utilisation, à la conservation, à la sécurisation et à la suppression des données à caractère personnel traitées par L’AMY de l’Océan Indien.

L’association s’engage à traiter les données personnelles dans le respect du Règlement général sur la protection des données (RGPD), de la loi Informatique et Libertés et de la réglementation applicable.

ARTICLE 2 – PERSONNES CONCERNÉES

Le présent règlement concerne notamment les données personnelles des :

adhérents ;
bénévoles ;
bénéficiaires ;
donateurs ;
salariés et intervenants, le cas échéant ;
artistes et participants ;
candidats et lauréats des Trophées des Arts & des Talents des Îles de l’Océan Indien (TATOI) ;
partenaires et prestataires ;
représentants d’associations et d’institutions ;
visiteurs et utilisateurs du site internet ;
personnes participant aux événements et actions organisés par L’AMY.

ARTICLE 3 – DONNÉES COLLECTÉES

Selon les activités concernées, L’AMY peut être amenée à recueillir notamment :

nom et prénom ;
date de naissance ou âge lorsque cela est nécessaire ;
adresse postale ;
adresse électronique ;
numéro de téléphone ;
profession ou activité ;
informations relatives à l’adhésion ;
informations relatives aux candidatures et participations aux événements ;
photographies, vidéos et enregistrements audiovisuels ;
informations nécessaires à la gestion des dons ;
informations nécessaires à l’accompagnement des bénéficiaires ;
toute autre information strictement nécessaire à la réalisation des missions de l’association.

L’AMY veille à ne collecter que les informations pertinentes et nécessaires au regard de l’objectif poursuivi.

ARTICLE 4 – FINALITÉS DES TRAITEMENTS

Les données personnelles peuvent notamment être utilisées pour :

gérer les adhésions ;
gérer les bénévoles et les bénéficiaires ;
organiser les activités associatives ;
gérer les inscriptions aux événements ;
organiser les TATOI et autres manifestations ;
gérer les candidatures, sélections et récompenses ;
communiquer avec les adhérents, participants et partenaires ;
gérer les dons et actions solidaires ;
assurer le suivi administratif et comptable ;
répondre aux demandes adressées à l’association ;
assurer la promotion des activités de l’association, lorsque la réglementation l’autorise ;
respecter les obligations légales et réglementaires applicables.

Les données ne doivent pas être utilisées ultérieurement pour une finalité incompatible avec celle pour laquelle elles ont été collectées.

ARTICLE 5 – BASE JURIDIQUE

Chaque traitement de données personnelles doit reposer sur une base juridique appropriée.

Selon les situations, le traitement peut notamment être fondé sur :

le consentement de la personne ;
l’exécution d’un contrat ou d’un engagement ;
le respect d’une obligation légale ;
l’intérêt légitime de l’association ;
ou toute autre base juridique prévue par la réglementation applicable.

Lorsque le consentement constitue la base du traitement, celui-ci doit pouvoir être retiré dans les conditions prévues par la réglementation.

ARTICLE 6 – PHOTOS, VIDÉOS ET DROIT À L’IMAGE

Dans le cadre de ses manifestations, L’AMY peut réaliser des photographies ou vidéos.

Lorsque cela est juridiquement nécessaire, une autorisation spécifique est recueillie avant l’utilisation ou la diffusion de l’image d’une personne identifiable.

Une vigilance renforcée doit être appliquée concernant les images de mineurs.

Les photographies et vidéos ne doivent pas être utilisées d’une manière portant atteinte à la dignité, à la vie privée ou aux droits des personnes représentées.

ARTICLE 7 – ACCÈS AUX DONNÉES

Les données personnelles sont accessibles uniquement aux personnes ayant besoin d’en connaître dans le cadre de leurs fonctions ou missions.

Il peut notamment s’agir :

des responsables de L’AMY ;
des personnes habilitées au sein de l’association ;
des prestataires techniques autorisés ;
des organismes ou administrations lorsque la loi impose leur transmission.

Les bénévoles, membres et intervenants ayant accès à des données personnelles sont tenus d’en préserver la confidentialité.

ARTICLE 8 – TRANSMISSION À DES TIERS

L’AMY ne communique pas les données personnelles à des tiers sans motif légitime.

Toute transmission à un partenaire, prestataire ou autre organisme doit respecter la réglementation relative à la protection des données personnelles.

Les fichiers d’adhérents, donateurs, bénéficiaires ou participants ne peuvent notamment pas être librement cédés, vendus ou transmis à des tiers.

ARTICLE 9 – DURÉE DE CONSERVATION

Les données personnelles sont conservées uniquement pendant la durée nécessaire à la réalisation de l’objectif pour lequel elles ont été collectées, sous réserve des obligations légales imposant une conservation plus longue.

L’association définit des durées ou critères de conservation adaptés pour chacune de ses activités de traitement.

À l’issue de la durée applicable, les données sont supprimées, anonymisées ou archivées lorsque leur conservation demeure légalement nécessaire.

ARTICLE 10 – SÉCURITÉ ET CONFIDENTIALITÉ

L’AMY met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles adaptées afin de protéger les données personnelles contre notamment :

l’accès non autorisé ;
la perte ;
le vol ;
la destruction ;
l’altération ;
la divulgation accidentelle ;
l’utilisation frauduleuse.

Les accès aux fichiers contenant des données personnelles doivent être limités aux personnes autorisées.

Les comptes informatiques utilisés pour accéder à ces informations doivent notamment être protégés par des mots de passe suffisamment robustes et individuels lorsque cela est possible.

ARTICLE 11 – DONNÉES SENSIBLES

Une vigilance particulière doit être accordée aux données présentant un caractère sensible, notamment lorsque les actions sociales, solidaires ou sanitaires de l’association conduisent à traiter des informations concernant la santé ou la situation personnelle des bénéficiaires.

Ces informations ne doivent être recueillies que lorsqu’elles sont réellement nécessaires et lorsque leur traitement dispose d’un fondement juridique approprié.

Leur accès doit être particulièrement restreint.

ARTICLE 12 – DROITS DES PERSONNES

Conformément à la réglementation applicable et selon la base juridique du traitement, les personnes concernées peuvent notamment disposer :

d’un droit d’accès à leurs données ;
d’un droit de rectification ;
d’un droit à l’effacement ;
d’un droit à la limitation du traitement ;
d’un droit d’opposition ;
d’un droit à la portabilité lorsque celui-ci est applicable ;
du droit de retirer leur consentement lorsque le traitement repose sur celui-ci.

Toute demande doit être adressée à L’AMY de l’Océan Indien par le moyen de contact spécialement prévu à cet effet.

L’association traite les demandes dans les délais prévus par la réglementation.

Les personnes concernées disposent également du droit d’introduire une réclamation auprès de la Commission nationale de l’informatique et des libertés (CNIL).

ARTICLE 13 – INFORMATION DES PERSONNES

Lorsqu’elle recueille des données personnelles, L’AMY fournit aux personnes concernées une information claire et accessible concernant notamment :

l’identité du responsable du traitement ;
les données recueillies ;
les finalités poursuivies ;
la base juridique applicable ;
les destinataires des données ;
la durée ou les critères de conservation ;
les droits des personnes ;
les modalités permettant d’exercer ces droits.

Des mentions d’information adaptées doivent notamment être présentes sur les formulaires d’adhésion, formulaires d’inscription, formulaires de candidature et formulaires numériques utilisés par l’association.

ARTICLE 14 – REGISTRE DES TRAITEMENTS

L’AMY tient à jour un registre de ses activités de traitement de données personnelles conformément aux exigences applicables.

Ce registre permet notamment d’identifier :

les traitements réalisés ;
leurs finalités ;
les catégories de personnes concernées ;
les catégories de données traitées ;
leurs destinataires ;
les durées de conservation ;
les éventuels transferts de données ;
les principales mesures de sécurité mises en œuvre.

ARTICLE 15 – VIOLATION DE DONNÉES

Toute perte, divulgation, destruction ou consultation non autorisée de données personnelles doit être signalée immédiatement au responsable désigné au sein de L’AMY.

L’association évalue la gravité de l’incident et prend les mesures nécessaires.

Lorsque les conditions prévues par le RGPD sont réunies, la violation est notifiée à la CNIL et, lorsque cela est requis, aux personnes concernées.

ARTICLE 16 – RESPONSABILITÉ DES MEMBRES ET BÉNÉVOLES

Toute personne ayant accès aux données personnelles traitées par L’AMY s’engage à :

respecter leur confidentialité ;
ne consulter que les informations nécessaires à sa mission ;
ne pas transmettre les fichiers à des personnes non autorisées ;
ne pas utiliser les informations à des fins personnelles ;
protéger ses moyens d’accès aux données ;
signaler immédiatement tout incident ou perte de données.

Cette obligation continue à s’appliquer après la cessation des fonctions ou de la mission au sein de l’association.

ARTICLE 17 – MISE À JOUR DU RÈGLEMENT

Le présent règlement peut être modifié afin de tenir compte :

de l’évolution des activités de L’AMY ;
de nouveaux traitements de données ;
de l’évolution des outils numériques utilisés ;
des recommandations de la CNIL ;
de toute évolution législative ou réglementaire.

ARTICLE 18 – ENTRÉE EN VIGUEUR

Le présent règlement entre en vigueur à compter de son adoption par l’organe compétent de L’AMY de l’Océan Indien.

Il est porté à la connaissance des membres, bénévoles et personnes concernées selon des modalités adaptées.

Fait à Saint-Denis de La Réunion, le : 02 Janvier 2026

La Présidente / Le Président de L’AMY de l’Océan Indien Référent protection des données / contact RGPD :

Nom : ……………………………………… Nom ou fonction : ………………………………………

Signature : E-mail : ………………………………………

Adresse : ………………………………………